Caso d'uso · Preventivi e proposte
Trasforma le richieste in proposte accurate e pronte per la revisione.
Richieste di preventivo. Gare d'appalto. Rinnovi. Configurazioni su misura. Tariffe e condizioni commerciali.
Preparare una proposta richiede molto più che redigere un documento. Occorre capire che cosa chiede il cliente, selezionare la configurazione corretta, applicare prezzi e condizioni in vigore e ottenere le approvazioni necessarie.
Renaix collega la richiesta alle fonti e alle regole commerciali approvate, prepara e convalida la proposta e sottopone a decisione solo ciò che non rientra nei limiti stabiliti. Il risultato arriva alla revisione con la configurazione, il prezzo, le condizioni e le evidenze che li supportano.
Il processo manuale
Una richiesta. Prezzi, condizioni e approvazioni distribuiti nell'azienda.
Una richiesta apparentemente semplice può obbligare una persona a consultare proposte precedenti, informazioni di prodotto, listini, condizioni commerciali e diversi responsabili dell'approvazione prima di poter rispondere al cliente.
Che cosa serve oggi per preparare una proposta
01Comprendere la richiesta
- Leggere la specifica
- Identificare i prodotti, i servizi e la configurazione necessari
- Trovare riferimenti o proposte precedenti quando pertinenti
02Preparare la proposta
- Recuperare le informazioni di prodotto aggiornate
- Applicare i prezzi corrispondenti
- Inserire le condizioni commerciali appropriate
- Preparare la configurazione proposta
03Esaminare e approvare
- Individuare sconti, margini o condizioni non conformi alle politiche
- Inviare le eccezioni alla persona giusta
- Attendere le decisioni necessarie
- Completare la revisione finale
Il cliente attende mentre l'azienda si organizza per poter rispondere.
Ogni prezzo copiato, ogni condizione non aggiornata e ogni eccezione in sospeso crea un'ulteriore possibilità di ritardo o errore.
L'impatto
Quanto costa preparare manualmente le proposte.
richieste al mese
minuti di preparazione per richiesta
ore di lavoro commerciale all'anno
Se il 60% delle proposte ordinarie può essere preparato attraverso il sistema
1.620
ore restituite al team commerciale ogni anno
97.200 € di capacità annua recuperata
Assumendo come riferimento un costo del lavoro complessivo di 60 € l'ora.
A ciò si aggiungono risposte più rapide, meno errori di prezzo e configurazione, meno rilavorazioni e una registrazione completa di quanto proposto e approvato.
Il valore non sta nel generare il documento. Sta nel ridurre il lavoro di preparazione senza perdere il controllo su prezzo, configurazione e condizioni.
Pronta per l'invio
Una proposta impeccabile può comunque essere sbagliata.
Generare un documento convincente non è la parte difficile. La proposta è valida soltanto se contiene prodotti, configurazioni, prezzi e condizioni che l'azienda è disposta a rispettare.
- Informazioni di prodotto aggiornate
- I prodotti, i servizi e le configurazioni proposti provengono da fonti commerciali approvate e aggiornate.
- Prezzi approvati
- Prezzi, sconti e margini vengono convalidati rispetto alle regole applicabili al cliente, all'operazione e alla configurazione proposta.
- Condizioni corrette
- La proposta utilizza le condizioni commerciali e legali pertinenti, non clausole copiate da un documento precedente.
- Approvazioni necessarie
- Qualsiasi elemento al di fuori dei limiti stabiliti arriva alla persona giusta prima che la proposta possa avanzare.
- Tracciabilità completa
- La proposta conserva le fonti, le regole, le eccezioni e le approvazioni che supportano il risultato finale.
La proposta è pronta solo quando l'azienda è disposta a sostenere la configurazione, il prezzo e le condizioni.
Il processo in produzione
Le proposte ordinarie avanzano più velocemente. Le decisioni commerciali restano al tuo team.
Il sistema prepara il lavoro a partire da fonti approvate, convalida la proposta rispetto alle regole commerciali e separa i casi che possono avanzare da quelli che richiedono una decisione.
Comprendere la richiesta
Identificare ciò che serve al cliente e associarlo ai prodotti, ai servizi e alle configurazioni corrispondenti.
Raccogliere il contesto commerciale
Recuperare informazioni aggiornate su prodotti, prezzi, condizioni del cliente, accordi esistenti e riferimenti precedenti pertinenti.
Configurare e convalidare
Preparare la configurazione proposta e verificare prezzi, margini, sconti e condizioni rispetto alle regole approvate.
Preparare la proposta
Costruire la risposta commerciale utilizzando esclusivamente informazioni convalidate.
La proposta rientra nei limiti commerciali approvati?
Sì · Preparare per la revisione
- Completare la proposta
- Registrare prezzi, condizioni e fonti utilizzati
- Prepararla per la revisione finale o l'invio, in base al processo approvato
No · Sottoporre a decisione
- Identificare il prezzo, lo sconto, la configurazione o la condizione non conforme alle politiche
- Mostrarne l'impatto commerciale
- Inviare l'eccezione alla persona autorizzata a decidere
- Registrare la decisione e ogni modifica conseguente
Il sistema prepara il lavoro ordinario. Il tuo team mantiene il controllo delle decisioni commerciali.
Controllo commerciale
I limiti vengono definiti prima che il sistema possa agire.
Per ogni processo definiamo:
- Quali fonti di prodotti e prezzi sono aggiornate
- Quali configurazioni sono valide
- Quali sconti e margini può applicare il sistema
- Quali condizioni commerciali può utilizzare
- Quali eccezioni richiedono approvazione
- Chi può approvare ogni tipo di eccezione
Una preparazione più rapida non implica la perdita del controllo commerciale.
Vale la pena riprogettare il tuo processo di preventivazione?
Questo caso è particolarmente interessante quando sono soddisfatte diverse di queste condizioni.
Volume e preparazione
- Le richieste arrivano regolarmente ogni settimana o ogni mese
- Le proposte vengono ricostruite da documenti precedenti
- Le informazioni su prodotti, prezzi e condizioni sono distribuite tra sistemi o file diversi
- Le stesse informazioni vengono copiate ripetutamente tra documenti
Velocità e disciplina commerciale
- Il tempo di risposta influisce sulla decisione del cliente
- Le configurazioni vengono controllate manualmente
- Sconti o margini dipendono da chi prepara il preventivo
- Il team commerciale dedica troppo tempo a preparare proposte e troppo poco a vendere o decidere
Rischio, approvazioni e tracciabilità
- Un errore di prezzo, configurazione o condizioni può avere conseguenze importanti
- Le approvazioni vengono sollecitate via e-mail o messaggistica
- Le eccezioni ritardano regolarmente le proposte
- È difficile dimostrare che cosa è stato preventivato, quali fonti sono state utilizzate e chi ha approvato
UN PROCESSO CHE VALE LA PENA TRASFORMARE
Se diverse di queste condizioni sono soddisfatte, vale la pena esaminarlo più a fondo.
Non servono centinaia di proposte al giorno. L'opportunità esiste quando preparare preventivi è un'attività ricorrente e il miglioramento del processo ridurrebbe in modo significativo i tempi di risposta, l'impegno commerciale o il rischio di errori, migliorando al contempo il controllo su prezzi e condizioni.