Caso d'uso · Elaborazione delle fatture e contabilità fornitori
Dalla casella di posta alla contabilizzazione. Il tuo team gestisce le eccezioni.
Fatture fornitori. Note di credito. Ordini di acquisto. Entrate merci. Approvazioni. Pagamenti.
Elaborare una fattura richiede molto più che leggere un PDF. Il fornitore, l'ordine di acquisto, l'entrata merci, gli importi, il trattamento fiscale, gli eventuali duplicati e le approvazioni necessarie devono coincidere prima della contabilizzazione.
Renaix collega ogni fattura ai tuoi sistemi e alle regole del ciclo passivo. I casi ordinari avanzano fino alla contabilizzazione. Se mancano informazioni, qualcosa non torna o serve un'approvazione, la fattura si arresta e arriva alla persona giusta con la discrepanza e le evidenze necessarie per risolverla.
Il processo manuale
Una fattura. Diverse verifiche prima di poterla contabilizzare.
Una fattura apparentemente ordinaria può obbligare il team finanziario a passare dalla casella di posta al record del fornitore, all'ordine di acquisto, all'entrata merci, alla catena di approvazione e al sistema contabile prima di completare il lavoro.
Che cosa serve oggi per elaborare una fattura
01Identificare e inserire
- Aprire la fattura
- Identificare il fornitore
- Inserire intestazione e righe
02Abbinare e convalidare
- Trovare l'ordine di acquisto
- Verificare l'entrata dei beni o la ricezione dei servizi
- Confrontare quantità, prezzi e importi
- Verificare eventuali duplicati e informazioni mancanti
03Approvare e contabilizzare
- Identificare chi deve approvarla
- Richiedere e monitorare l'approvazione
- Contabilizzare la fattura approvata
- Inserirla nel processo di pagamento corrispondente
La fattura si arresta.
L'Amministrazione deve identificare che cosa manca, individuare le informazioni o l'approvazione necessarie e ricostruire il contesto prima che il processo possa continuare.
Oltre l'acquisizione
Estrarre i dati è solo l'inizio. Il lavoro termina quando la fattura è convalidata, approvata e pronta per essere contabilizzata.
Una fattura i cui dati sono già stati estratti non è ancora pronta per entrare in contabilità. Deve essere associata all'operazione corrispondente, verificata rispetto alle regole aziendali e supportata da evidenze sufficienti per la contabilizzazione.
- Il fornitore è verificato
- La fattura è associata al fornitore corretto e viene verificata l'assenza di duplicati o modifiche inattese ai suoi dati.
- L'acquisto è documentato
- L'ordine di acquisto, l'entrata merci e la fattura coincidono entro le tolleranze approvate.
- Gli importi sono validi
- Prezzi, quantità, totali, valuta, imposte e condizioni di pagamento superano le verifiche necessarie.
- Le approvazioni sono complete
- La persona responsabile ha approvato tutto ciò che richiede una decisione.
- La contabilizzazione è tracciabile
- La fattura, le verifiche, le eccezioni, le approvazioni e la registrazione contabile restano collegate.
Una fattura è completa solo quando è valida, approvata, contabilizzata e tracciabile.
Il processo in produzione
Le fatture ordinarie avanzano. Le eccezioni arrivano con le evidenze necessarie per risolverle.
Il sistema esegue le verifiche ordinarie prima di determinare se una fattura può proseguire secondo le regole approvate del ciclo passivo.
Ricevere ed estrarre
Acquisire la fattura e identificare fornitore, date, riferimenti, righe, imposte, valuta e condizioni di pagamento.
Recuperare il contesto
Trovare il fornitore, l'ordine di acquisto, l'entrata merci, le fatture precedenti e il relativo percorso di approvazione.
Abbinare e convalidare
Verificare la fattura rispetto all'operazione, ai controlli sui duplicati e alle regole aziendali del ciclo passivo.
Esistono evidenze sufficienti per contabilizzare la fattura secondo le regole approvate?
Sì · Preparare e contabilizzare
- Creare o preparare la registrazione contabile corrispondente
- Mantenere collegate la fattura e le relative evidenze
- Inserire la fattura nel processo di pagamento appropriato
- Registrare quali verifiche ha eseguito il sistema e perché ha consentito di proseguire
No · Inviare alla revisione
- Arrestarsi prima di contabilizzare una fattura priva di supporto sufficiente
- Identificare esattamente che cosa non torna o quali evidenze mancano
- Riunire la fattura, l'ordine di acquisto, l'entrata merci e lo storico pertinente
- Inviare il caso al revisore o al responsabile dell'approvazione appropriato
- Registrare la decisione risultante
Quando le evidenze sono incomplete, il sistema non tira a indovinare. Si arresta e mostra all'Amministrazione esattamente che cosa deve essere risolto.
Controllo finanziario
Le regole vengono definite prima che una fattura possa avanzare.
Per ogni processo definiamo:
- Quali fonti di fatture e dati dei fornitori sono valide
- A quali società e sistemi contabili può accedere
- Quali tolleranze di abbinamento sono consentite
- Come vengono gestiti i duplicati e le modifiche ai dati dei fornitori
- Quali importi o categorie richiedono approvazione
- Che cosa può essere contabilizzato automaticamente
- Che cosa deve sempre fermarsi per la revisione
- Come entra una fattura nel processo di pagamento senza eluderne i controlli
Maggiore velocità non significa minore controllo finanziario.
Che cosa cambia
L'Amministrazione dedica meno tempo alla gestione delle fatture e più tempo al controllo del ciclo passivo.
Oggi
- Ogni fattura viene aperta e inserita manualmente
- L'abbinamento dipende da qualcuno che trovi i registri correlati
- Le approvazioni devono essere sollecitate manualmente
- Le eccezioni restano mescolate al resto della coda
- Le evidenze necessarie per l'audit vengono ricostruite in seguito
Con Renaix
- La fattura e il relativo contesto vengono raccolti automaticamente
- L'abbinamento ordinario segue regole approvate in precedenza
- Le approvazioni arrivano alla persona giusta
- Le eccezioni vengono separate e spiegate
- Ogni decisione di contabilizzazione resta associata alle relative evidenze
Meno lavoro manuale
Il trasferimento ripetitivo di informazioni smette di assorbire la capacità del team finanziario.
Tempi di elaborazione ridotti
Le fatture non attendono che qualcuno esegua controlli che il sistema può completare in modo affidabile.
Eccezioni con un responsabile chiaro
Ogni caso mostra che cosa manca, perché è stato arrestato e chi deve decidere.
Maggiore tracciabilità
La fattura, le verifiche, le approvazioni e la decisione di contabilizzazione fanno parte di un unico record.
Le persone mantengono il controllo finanziario. Il sistema gestisce l'elaborazione ripetitiva.
Valuta il tuo processo
Vale la pena riprogettare il tuo processo di gestione delle fatture?
Questo caso d'uso è particolarmente interessante quando sono soddisfatte diverse di queste condizioni.
Volume e lavoro manuale
- Le fatture arrivano regolarmente ogni settimana o ogni mese
- Le persone inseriscono manualmente i dati nel sistema contabile
- L'abbinamento con ordini di acquisto ed entrate merci è manuale
- Diverse persone intervengono prima che una fattura possa essere contabilizzata
Approvazioni e rischio di pagamento
- Le approvazioni devono essere sollecitate via e-mail o messaggistica
- Le entrate merci mancanti o le discrepanze provocano ritardi prolungati
- Si verificano, o rischiano di verificarsi, pagamenti duplicati o errati
- Le modifiche ai dati dei fornitori richiedono un'attenta verifica
- Le eccezioni non hanno un responsabile chiaro
Chiusura e controllo
- La chiusura mensile è ritardata da fatture ancora da elaborare
- Gli estratti conto dei fornitori vengono riconciliati manualmente
- È difficile ricostruire perché una fattura è stata approvata o contabilizzata
- Più società, valute o sistemi contabili aumentano la complessità
- L'Amministrazione non dispone di una visione affidabile dei punti in cui le fatture sono bloccate
UN PROCESSO CHE VALE LA PENA TRASFORMARE
Se diverse di queste condizioni sono soddisfatte, vale la pena esaminarlo più a fondo.
Non serve un volume enorme di fatture. L'opportunità esiste quando le attività del ciclo passivo si ripetono ogni mese e il miglioramento del processo ridurrebbe in modo significativo il lavoro manuale, i tempi di elaborazione o il rischio di errori e pagamenti errati, migliorando al contempo il controllo finanziario.