Caso d'uso · Qualificazione dei lead
Ogni richiesta viene qualificata e arriva alla persona giusta con il contesto necessario.
Moduli web. Richieste via e-mail. Segnalazioni. Eventi. Presentazioni di partner.
Quando arriva una richiesta commerciale, qualcuno deve determinare chi è il contatto, quale azienda rappresenta, se esiste già una relazione, di che cosa ha bisogno, se è in linea con l'offerta e chi dovrebbe rispondere.
Il problema non è assegnarle un punteggio. È completare correttamente tutto il lavoro che separa l'arrivo della richiesta dalla successiva azione commerciale.
Renaix raccoglie il contesto, applica criteri espliciti di qualificazione e assegnazione, aggiorna i sistemi commerciali e prepara il passaggio successivo. I casi chiari avanzano automaticamente. Quando mancano informazioni o serve giudizio commerciale, il caso arriva alla persona giusta con la ricerca già svolta.
Il processo manuale
Arriva una richiesta. Poi inizia la ricerca.
Una richiesta può sembrare semplice, ma prima che qualcuno possa rispondere correttamente occorre ricostruire il contesto tra moduli, e-mail, CRM, conversazioni precedenti e conoscenze commerciali.
Che cosa richiede oggi rispondere a una richiesta
01Identificare
- Determinare chi ha contattato l'azienda
- Identificare l'azienda e l'account corrispondente
- Rilevare duplicati o contatti già esistenti
- Verificare se esiste una relazione commerciale pregressa
02Esaminare
- Consultare il CRM e le interazioni precedenti
- Comprendere quale prodotto, servizio o esigenza è alla base della richiesta
- Recuperare le informazioni necessarie sull'account
- Completare il contesto non fornito con la richiesta
03Qualificare
- Valutare l'adeguatezza rispetto ai criteri commerciali approvati
- Identificare intenzione, esigenza e segnali rilevanti
- Individuare le informazioni ancora mancanti
- Determinare se richiede attenzione commerciale immediata
04Assegnare e preparare
- Identificare chi dovrebbe rispondere
- Creare o aggiornare il record nel CRM
- Preparare il contesto per la conversazione
- Attivare l'azione successiva
Cercare altre informazioni. Chiedere internamente. Inoltrare la richiesta. Attendere. Controllare di nuovo.
Nel frattempo, le opportunità migliori avanzano al ritmo della coda, non della loro importanza.
L'impatto
Il costo non sta soltanto nei tempi di risposta.
Quando le richieste commerciali in entrata vengono gestite manualmente, lo stesso problema si manifesta in modi diversi.
- Risposta più lenta
- Una richiesta può restare in attesa mentre qualcuno cerca di capire chi debba occuparsene.
- Capacità commerciale sprecata
- I commerciali ripetono le ricerche su account, contatti e precedenti prima di poter iniziare una conversazione.
- Opportunità non seguite
- Alcune richieste ricevono una risposta tardiva, vengono inoltrate più volte o non arrivano mai al responsabile giusto.
- Pipeline meno affidabile
- Il CRM viene aggiornato tardi, i criteri variano da una persona all'altra ed è difficile spiegare perché un lead sia stato prioritizzato, scartato o assegnato.
Il valore sta nel ridurre il tempo tra il momento in cui qualcuno manifesta interesse e quello in cui la persona giusta sa che cosa fare dopo.
Dalla richiesta all'azione
La ricerca ripetitiva si svolge una volta sola. L'azione successiva è chiara.
Il sistema raccoglie il contesto necessario, applica le regole approvate e registra come è arrivato a ogni decisione.
Ricevere
Acquisire richieste da moduli, e-mail, partner, eventi o altri canali in entrata.
Risolvere l'identità
Determinare chi è il contatto, quale azienda rappresenta e se è già presente nei sistemi commerciali.
Recuperare il contesto
Consultare account, contatti, opportunità, interazioni precedenti e altre informazioni rilevanti.
Arricchire
Completare i dati necessari per valutare correttamente il caso, quando disponibili in fonti approvate.
Applicare i criteri di qualificazione
Valutare adeguatezza, intenzione, prodotto, territorio e altri criteri commerciali definiti dall'azienda.
Determinare lo stato successivo
Decidere se il caso deve avanzare, attendere altre informazioni, seguire un altro percorso o essere sottoposto a revisione.
Assegnare
Determinare il team o il responsabile giusto utilizzando le regole commerciali e di titolarità esistenti.
Aggiornare i sistemi
Creare o aggiornare nel CRM il contatto, l'account, il lead o il record corrispondente.
Preparare l'azione successiva
Creare l'attività, preparare la risposta o fornire al commerciale il contesto necessario per proseguire.
Esistono informazioni sufficienti per proseguire secondo le regole approvate?
Sì · Qualificare e assegnare
- Registrare il risultato della qualificazione
- Assegnare il caso al responsabile giusto
- Aggiornare il CRM
- Preparare l'azione successiva
- Conservare il ragionamento che supporta la decisione
No · Inviare alla revisione
- Identificare quali informazioni mancano o quale criterio non può essere risolto
- Mantenere riunito tutto il contesto disponibile
- Inviare il caso alla persona giusta
- Registrare la decisione risultante
Ogni richiesta segue lo stesso standard operativo, anche quando l'azione successiva è diversa.
Controllo della qualificazione
I criteri commerciali vengono definiti prima che il sistema possa decidere che cosa accadrà dopo.
Per ogni processo definiamo:
- Quali canali e fonti possono essere utilizzati
- Come identificare un contatto o un account esistente
- Quali informazioni possono essere utilizzate per la qualificazione
- Quali criteri determinano l'adeguatezza commerciale
- Quali prodotti, segmenti o territori competono a ogni team
- Come rispettare i responsabili e le relazioni commerciali esistenti
- Quali casi possono essere assegnati automaticamente
- Quali casi richiedono revisione
- Che cosa accade quando il responsabile abituale non è disponibile
- Quali decisioni e motivazioni devono essere registrate
Il sistema applica la logica commerciale dell'azienda. Non inventa criteri propri.
Che cosa cambia
Le Vendite ricevono opportunità meglio preparate, non semplicemente più notifiche.
Oggi
- Tutte le richieste entrano in una o più code
- La stessa ricerca viene ripetuta manualmente
- I criteri di qualificazione dipendono da chi esamina il caso
- Le richieste vengono inoltrate tra persone
- Il CRM viene aggiornato tardi o in modo incompleto
- Il commerciale riceve un lead e deve ancora capire che cosa sta succedendo
Con Renaix
- Ogni richiesta viene identificata e contestualizzata al suo ingresso
- Il lavoro di ricerca ripetitivo viene svolto una sola volta
- Gli stessi criteri vengono applicati in modo coerente
- L'assegnazione segue regole esplicite
- Il CRM viene aggiornato nell'ambito del processo
- Il commerciale riceve il caso insieme al contesto e all'azione successiva
Il sistema svolge la ricerca ripetibile. Le persone dedicano il proprio tempo alle conversazioni che richiedono giudizio commerciale.
Dove si applica
Qualsiasi canale in entrata può diventare un processo commerciale coerente.
- Moduli web
- Richieste di contatto, demo, preventivi o informazioni che richiedono qualificazione e assegnazione.
- E-mail commerciali
- Richieste che arrivano in caselle condivise e che oggi qualcuno deve leggere, esaminare e inoltrare.
- Partner e segnalazioni
- Contatti presentati da partner, clienti o altre fonti, per i quali occorre identificare le relazioni esistenti e il responsabile commerciale appropriato.
- Eventi
- Contatti raccolti in fiere, conferenze o webinar che richiedono contestualizzazione, definizione delle priorità e follow-up.
- Richieste relative a più prodotti o mercati
- Richieste in cui il responsabile giusto dipende dal prodotto, dal Paese, dal segmento, dal territorio o da una relazione commerciale esistente.
Vale la pena riprogettare il tuo processo di qualificazione?
Questo caso d'uso è particolarmente interessante quando sono soddisfatte diverse di queste condizioni.
Risposta e copertura
- Le richieste arrivano attraverso più canali
- Il tempo di prima risposta dipende da chi è disponibile
- Alcune richieste ricevono risposta tardi o non la ricevono
- Esistono periodi, mercati o fusi orari con una copertura peggiore
Ricerca e qualificazione
- Le persone esaminano ripetutamente gli stessi account
- I criteri di qualificazione risiedono in parte nella testa di qualcuno
- Occorre consultare diversi sistemi prima di sapere se un lead merita attenzione
- Marketing e Vendite non applicano sempre la stessa definizione di adeguatezza
Instradamento e visibilità
- Le richieste vengono inoltrate tra persone
- Il responsabile giusto dipende da regole complesse
- Esistono account con relazioni pregresse che devono essere rispettate
- È difficile capire perché una richiesta sia stata assegnata o scartata
- I record del CRM vengono creati manualmente o aggiornati in ritardo
Capacità commerciale
- I commerciali dedicano troppo tempo alla ricerca prima di poter vendere
- I profili commerciali migliori ricevono attività di scarso valore
- Il volume in entrata cresce più rapidamente della capacità di elaborarlo
- Il team vuole migliorare la copertura senza aggiungere un altro livello di coordinamento manuale
UN PROCESSO CHE VALE LA PENA TRASFORMARE
Se diverse di queste condizioni sono soddisfatte, vale la pena esaminarlo più a fondo.
Non serve un volume enorme di lead. L'opportunità esiste quando lo stesso lavoro di identificazione, ricerca, qualificazione e assegnazione si ripete settimana dopo settimana e il miglioramento del processo ridurrebbe in modo significativo i tempi di risposta, aumenterebbe la copertura o restituirebbe capacità al team commerciale.