Caso d'uso · Riconciliazione finanziaria
Riconcilia ciò che è supportato dalle evidenze. Il tuo team finanziario decide sulle eccezioni.
Estratti conto bancari. Registrazioni di contabilità generale. Fatture. Giustificativi. Movimenti intersocietari.
Riconciliare non significa semplicemente trovare importi uguali. Occorre determinare quali transazioni corrispondono, quali evidenze supportano l'abbinamento e quali regole consentono di accettarlo.
Renaix collega ogni movimento alle evidenze finanziarie disponibili e applica le regole di riconciliazione approvate. Gli abbinamenti sufficientemente supportati vengono completati automaticamente. Quando mancano informazioni, esiste una contraddizione o la differenza supera la tolleranza, il sistema crea un'eccezione e la consegna all'Amministrazione con il contesto necessario per risolverla.
Il processo manuale
L'abbinamento può sembrare ovvio. Il ragionamento che lo supporta non lo è.
Una riconciliazione di chiusura può attraversare estratti conto bancari, registrazioni di contabilità generale, fatture, giustificativi e diverse persone prima che l'Amministrazione possa fidarsi dei saldi.
Che cosa serve oggi per riconciliare un estratto conto
01Esportare e ordinare
- Esportare l'estratto conto bancario e il libro mastro
- Aprire il foglio di riconciliazione
- Ordinare i movimenti per importo e data
- Identificare gli abbinamenti più evidenti
02Abbinare e indagare
- Risolvere pagamenti parziali, raggruppati o uno-a-molti
- Cercare le fatture e i giustificativi corrispondenti
- Esaminare differenze di valuta, date e tolleranze
- Chiedere ad altre persone il contesto mancante
03Spiegare e chiudere
- Determinare se un abbinamento può essere accettato
- Registrare note o spiegazioni
- Ottenere l'approvazione quando esiste una differenza rilevante
- Chiudere il periodo
Gran parte del ragionamento continua a risiedere nei fogli di calcolo, nelle e-mail e nella memoria delle persone che hanno svolto il lavoro.
Quando in seguito qualcuno mette in discussione un abbinamento, una parte dell'analisi deve essere ricostruita.
Oltre l'abbinamento
Non basta che due numeri coincidano. Le evidenze devono spiegare perché.
Un abbinamento è affidabile soltanto quando può essere spiegato: quali movimenti corrispondono, quale documentazione li supporta e quale regola ha consentito di accettare la relazione.
- Le evidenze restano collegate
- Il movimento bancario, la registrazione di contabilità generale, la fattura, il contratto o un altro documento pertinente restano collegati alla riconciliazione.
- Sono supportate relazioni complesse
- Il processo può rappresentare relazioni uno-a-uno, raggruppate, parziali e uno-a-molti senza nascondere i movimenti sottostanti.
- Regole e tolleranze sono esplicite
- Valuta, differenze temporali, arrotondamenti e tolleranze approvate vengono applicati in modo coerente.
- Le eccezioni restano visibili
- Documenti mancanti, differenze inspiegate e record contraddittori arrestano il processo anziché forzare un abbinamento.
- Le decisioni umane vengono registrate
- Quando una persona approva un'eccezione, la decisione e il motivo che la supporta entrano a far parte del record di riconciliazione.
Una riconciliazione è completa soltanto quando può essere spiegata, verificata e ripetuta.
Il processo in produzione
Gli abbinamenti supportati vengono completati. Le differenze irrisolte diventano eccezioni chiare.
Il sistema raccoglie le evidenze e applica le regole approvate prima di decidere se una riconciliazione può avanzare.
Ricevere
Raccogliere movimenti bancari, estratti conto, registrazioni di contabilità generale e la documentazione disponibile.
Arricchire
Collegare ogni movimento a fatture, giustificativi, contratti, società e altri record che possano spiegarlo.
Proporre l'abbinamento
Identificare relazioni uno-a-uno, raggruppate, parziali o uno-a-molti tra movimenti.
Convalidare
Verificare la proposta rispetto a valuta, date, tolleranze e regole di riconciliazione.
Le evidenze supportano il completamento della riconciliazione secondo le regole approvate?
Sì · Completare e registrare
- Accettare l'abbinamento supportato
- Registrare la regola e la tolleranza applicate
- Mantenere collegate le evidenze di origine
- Aggiornare lo stato della riconciliazione
- Preparare le registrazioni successive consentite
No · Inviare alla revisione
- Arrestarsi prima di accettare un abbinamento senza supporto sufficiente
- Mostrare esattamente quale differenza o evidenza manca
- Raccogliere i movimenti e i documenti pertinenti
- Inviare il caso alla persona giusta
- Registrare la decisione risultante
Il sistema non forza la quadratura dei numeri. Mostra all'amministrazione ciò che può essere supportato e ciò che richiede ancora una decisione.
Controllo della riconciliazione
Le regole vengono definite prima che un abbinamento possa essere accettato.
Per ogni processo definiamo:
- Quali estratti conto, conti e libri mastri possono essere utilizzati
- Quali entità e valute rientrano nell'ambito
- Quali relazioni di abbinamento sono consentite
- Quali tolleranze possono essere accettate
- Come vengono gestiti i pagamenti parziali e raggruppati
- Quali abbinamenti possono essere completati automaticamente
- Quali differenze devono sempre fermarsi per la revisione
- Quali registrazioni può preparare o inserire il sistema
- Chi può approvare ogni tipo di eccezione
Una riconciliazione più rapida non implica un minore controllo finanziario.
Che cosa cambia
La chiusura è più facile da ripetere, spiegare e sottoporre ad audit.
Oggi
- Lo stato della riconciliazione è distribuito tra fogli di calcolo
- Gli abbinamenti dipendono in parte da conoscenze personali
- Le eccezioni restano mescolate ai casi ordinari
- Le domande successive obbligano a ricostruire una parte del lavoro
- La stessa indagine si ripete ogni mese
Con Renaix
- Lo stato della riconciliazione è condiviso e tracciabile
- Ogni abbinamento accettato conserva le evidenze che lo supportano
- Le eccezioni mostrano esattamente perché si sono arrestate
- Le decisioni umane fanno parte del record
- Le regole possono essere riutilizzate nel periodo successivo
Il valore non sta soltanto nel riconciliare più velocemente. Sta nel costruire una chiusura che l'azienda possa spiegare.
Valuta il tuo processo
Vale la pena riprogettare il tuo processo di riconciliazione?
L'opportunità è particolarmente interessante quando sono soddisfatte diverse di queste condizioni.
Volume e complessità
- Centinaia o migliaia di movimenti vengono riconciliati periodicamente
- I pagamenti parziali, raggruppati o uno-a-molti sono comuni
- Sono coinvolte più società, conti o valute
- Una parte delle evidenze è esterna al libro mastro
- Le stesse indagini si ripetono ogni mese
Dipendenza da persone chiave
- La chiusura dipende fortemente da una o due persone
- La riconciliazione viene eseguita in fogli di calcolo esterni al sistema finanziario
- Il ragionamento importante risiede in note, e-mail o conoscenze personali
- Un'altra persona avrebbe difficoltà a continuare il lavoro
- Le eccezioni sono difficili da trasferire
Controllo e verificabilità
- Rispondere alle domande di audit richiede di ricostruire le informazioni
- La chiusura richiede più tempo del desiderabile
- È difficile spiegare perché un determinato abbinamento sia stato accettato
- Alcune differenze vengono risolte senza lasciare un record duraturo
- L'Amministrazione non dispone di una visione affidabile delle eccezioni in sospeso
UN PROCESSO CHE VALE LA PENA TRASFORMARE
Se diverse di queste condizioni sono soddisfatte, vale la pena esaminarlo più a fondo.
Non serve un volume enorme di transazioni. L'opportunità esiste quando la riconciliazione si ripete periodo dopo periodo e il miglioramento del processo ridurrebbe in modo significativo il lavoro manuale, i tempi di chiusura o il rischio operativo, migliorando al contempo la tracciabilità.