Caso d'uso · Elaborazione dei documenti
I documenti ordinari avanzano automaticamente. Il tuo team gestisce le eccezioni.
Fatture. Estratti conto. Conferme. Moduli d'ordine. Contratti. Richieste. Certificati. File PDF ricevuti via e-mail.
Renaix riceve, comprende e convalida ogni documento rispetto alle tue regole e ai tuoi sistemi. I casi che soddisfano i criteri approvati avanzano automaticamente. Se mancano informazioni, qualcosa non torna o serve il giudizio umano, il sistema crea un'eccezione e la invia alla persona giusta con tutte le evidenze necessarie.
Il processo manuale
Un documento. Troppi passaggi manuali.
- 01
Ricevere
Un documento arriva via e-mail, da un portale, da una cartella condivisa o da qualsiasi altro sistema.
- 02
Capire
Qualcuno lo apre, identifica di che cosa si tratta e individua le informazioni rilevanti.
- 03
Verificare
Confronta le informazioni con un cliente, un fornitore, un ordine, una transazione o un record esistente.
- 04
Registrare
Inserisce il risultato in un altro sistema, attiva il passaggio successivo e archivia il documento.
- Cercare altre informazioni
- Chiedere a qualcuno
- Attendere
- Riprovare
Quando questo ciclo si ripete centinaia o migliaia di volte al mese, diventa un costo operativo significativo e spesso invisibile.
L'impatto
Quanto costa la gestione manuale dei documenti.
documenti al mese
minuti di gestione per documento
ore di lavoro manuale all'anno
Se l'80% dei casi ordinari può avanzare automaticamente
1.280
ore restituite al team ogni anno
Equivale a 64.000 € di capacità annua recuperata, assumendo come riferimento un costo del lavoro complessivo di 50 € l'ora.
A ciò si aggiungono cicli più rapidi, meno errori e rilavorazioni e informazioni immediatamente disponibili per il resto dell'azienda.
Il valore non sta nel leggere il documento. Sta nell'eliminare il lavoro manuale che segue.
Oltre l'OCR
Leggere il documento è solo il primo passo.
Un sistema in produzione deve comprendere che cosa è arrivato, collegarlo al contesto aziendale e completare il lavoro successivo.
Ricevere
Monitorare caselle di posta, portali, caricamenti, cartelle condivise o sistemi collegati.
Capire
Stabilire che cosa è arrivato e a quale processo aziendale appartiene.
Estrarre
Estrarre i campi, le tabelle, le entità e le evidenze rilevanti.
Recuperare il contesto
Trovare il fornitore, il cliente, la transazione, l'ordine di acquisto, il contratto o il registro esistente corrispondente.
Convalidare
Verificare le informazioni rispetto alle regole aziendali e ai sistemi di origine.
Decidere
Determinare se esistono evidenze sufficienti per proseguire automaticamente.
Agire
Creare o aggiornare il record corrispondente, attivare il passaggio successivo o completare la transazione.
Inoltrare
Se qualcosa non è chiaro, creare un'eccezione con le evidenze e il contesto necessari a una persona per risolverla.
Registrare
Conservare la tracciabilità della decisione, le evidenze di origine e l'azione eseguita.
Questa è la differenza tra estrarre informazioni e completare il lavoro.
Prima e dopo
L'attenzione umana si sposta sulle eccezioni.
Oggi
Ogni documento
Una persona legge, verifica e inserisce le informazioni
Lavoro completato
Ogni documento richiede attenzione umana, che abbia bisogno di giudizio o meno.
Con Renaix
Ogni documento
Il sistema riceve, comprende, collega e convalida le informazioni
Il caso può proseguire automaticamente?
Sì · Soddisfa le regole approvate
L'azione approvata viene eseguita automaticamente.
No · Richiede revisione
L'eccezione arriva alla persona giusta con le informazioni di origine e le verifiche già effettuate.
I casi ordinari avanzano. Le persone intervengono quando serve il loro giudizio.
Chi fa cosa
Il sistema gestisce il processo. Le persone forniscono il giudizio.
Il sistema gestisce
- Ricezione e classificazione dei documenti
- Estrazione delle informazioni e recupero del contesto
- Convalida rispetto alle regole approvate
- Esecuzione delle azioni approvate
- Registrazione delle evidenze e del risultato
Il tuo team si occupa di
- Risolvere le eccezioni
- Applicare il giudizio aziendale
- Approvare le azioni sensibili
- Modificare politiche e regole
- Intervenire o annullare decisioni quando necessario
Quando il sistema non può proseguire
Si arresta, raccoglie le evidenze rilevanti e invia il caso alla persona giusta. La decisione umana resta definitiva e viene registrata.
Automatizza ciò che è affidabile. Riserva il giudizio alle persone.
Dove si applica
Lo stesso modello, in molti processi documentali.
La stessa architettura può essere utilizzata ogni volta che un documento attiva attività operative ripetitive.
Finanza
- Fatture dei fornitori
- Estratti conto bancari
- Conferme di pagamento
- Giustificativi di spesa
- Report finanziari
Vendite e operazioni
- Moduli d'ordine
- Ordini di acquisto
- Richieste dei clienti
- Documenti di consegna
- Conferme dei fornitori
Affari legali e conformitÃ
- Contratti
- Certificati
- Documentazione di conformitÃ
- Domande
- Moduli normativi
Vale la pena riprogettare il tuo processo documentale?
Questo tipo di processo diventa particolarmente interessante quando:
Volume e lavoro manuale
- Arrivano ripetutamente centinaia o migliaia di documenti.
- Le persone trasferiscono manualmente informazioni tra documenti e sistemi.
- Gli stessi passaggi di convalida si ripetono continuamente.
Coordinamento ed eccezioni
- Più persone intervengono sullo stesso elemento.
- Le eccezioni provocano una quantità sproporzionata di attività di analisi e coordinamento.
Velocità , rischio e valore dei dati
- La velocità di elaborazione è importante.
- Gli errori hanno conseguenze finanziarie o operative.
- Le informazioni ottenute sono utili anche al di fuori del processo originale.
UN PROCESSO CHE VALE LA PENA TRASFORMARE
Se diverse di queste condizioni sono soddisfatte, vale la pena esaminarlo più a fondo.
Non serve un volume enorme di documenti. L'opportunità esiste quando la gestione si ripete ogni settimana o ogni mese e il miglioramento del processo ridurrebbe in modo significativo il lavoro manuale, i tempi di ciclo o il rischio operativo.