Caso de uso · Presupuestos y propuestas
Convierte solicitudes en propuestas precisas y listas para revisión.
Solicitudes de presupuesto. Licitaciones. Renovaciones. Configuraciones a medida. Tarifas y condiciones comerciales.
Preparar una propuesta exige mucho más que redactar un documento. Hay que entender lo que pide el cliente, seleccionar la configuración correcta, aplicar precios y condiciones vigentes y obtener las aprobaciones necesarias.
Renaix conecta la solicitud con las fuentes y reglas comerciales aprobadas, prepara y valida la propuesta y solo envía a decisión aquello que queda fuera de los límites establecidos. El resultado llega a revisión con la configuración, el precio, las condiciones y la evidencia que los respaldan.
El proceso manual
Una solicitud. Precios, condiciones y aprobaciones repartidos por la empresa.
Una solicitud que parece sencilla puede obligar a una persona a consultar propuestas anteriores, información de producto, archivos de precios, condiciones comerciales y varios aprobadores antes de poder responder al cliente.
Lo que exige preparar hoy una propuesta
01Entender la solicitud
- Leer la especificación
- Identificar los productos, servicios y configuración necesarios
- Encontrar referencias o propuestas anteriores cuando sean relevantes
02Preparar la propuesta
- Recuperar la información vigente de producto
- Aplicar los precios correspondientes
- Incorporar las condiciones comerciales adecuadas
- Preparar la configuración propuesta
03Revisar y aprobar
- Detectar descuentos, márgenes o condiciones fuera de política
- Enviar las excepciones a la persona adecuada
- Esperar las decisiones necesarias
- Completar la revisión final
El cliente espera mientras la empresa se organiza para poder responder.
Cada precio copiado, cada condición desactualizada y cada excepción pendiente crea otra oportunidad de retraso o error.
El impacto
Lo que cuesta preparar propuestas manualmente.
solicitudes al mes
minutos de preparación por solicitud
horas de trabajo comercial al año
Si el 60 % de las propuestas rutinarias puede prepararse mediante el sistema
1.620
horas devueltas al equipo comercial cada año
97.200 € de capacidad anual recuperada
Tomando como referencia un coste laboral total de 60 € por hora.
A ello se suman respuestas más rápidas, menos errores de precio y configuración, menos trabajo repetido y un registro completo de lo que se propuso y aprobó.
El valor no está en generar el documento. Está en reducir el trabajo de preparación sin perder el control sobre el precio, la configuración y las condiciones.
Lista para enviar
Una propuesta impecable puede seguir siendo incorrecta.
Generar un documento convincente no es la parte difícil. La propuesta solo es válida si contiene productos, configuraciones, precios y condiciones que la empresa esté dispuesta a respetar.
- Información vigente de producto
- Los productos, servicios y configuraciones propuestos proceden de las fuentes comerciales aprobadas y actuales.
- Precios aprobados
- Los precios, descuentos y márgenes se validan contra las reglas aplicables al cliente, la operación y la configuración propuesta.
- Condiciones correctas
- La propuesta utiliza las condiciones comerciales y jurídicas pertinentes, no cláusulas copiadas de un documento anterior.
- Aprobaciones necesarias
- Cualquier elemento que quede fuera de los límites establecidos llega a la persona adecuada antes de que la propuesta pueda avanzar.
- Trazabilidad completa
- La propuesta conserva las fuentes, reglas, excepciones y aprobaciones que respaldan el resultado final.
La propuesta solo está lista cuando la empresa está dispuesta a respaldar la configuración, el precio y las condiciones.
El proceso en producción
Las propuestas rutinarias avanzan más rápido. Las decisiones comerciales siguen en manos de tu equipo.
El sistema prepara el trabajo a partir de fuentes aprobadas, valida la propuesta contra las reglas comerciales y separa los casos que pueden avanzar de aquellos que requieren una decisión.
Entender la solicitud
Identificar qué necesita el cliente y relacionarlo con los productos, servicios y configuraciones correspondientes.
Reunir el contexto comercial
Recuperar información vigente de producto, precios, condiciones del cliente, acuerdos existentes y referencias anteriores relevantes.
Configurar y validar
Preparar la configuración propuesta y comprobar precios, márgenes, descuentos y condiciones contra las reglas aprobadas.
Preparar la propuesta
Construir la respuesta comercial utilizando únicamente la información que ha sido validada.
¿Está la propuesta dentro de los límites comerciales aprobados?
Sí · Preparar para revisión
- Completar la propuesta
- Registrar los precios, condiciones y fuentes utilizados
- Dejarla preparada para revisión final o envío, según el flujo aprobado
No · Enviar a decisión
- Identificar el precio, descuento, configuración o condición fuera de política
- Mostrar su impacto comercial
- Enviar la excepción a la persona con capacidad para decidir
- Registrar la decisión y cualquier cambio resultante
El sistema prepara el trabajo rutinario. Tu equipo mantiene el control de las decisiones comerciales.
Control comercial
Los límites se definen antes de que el sistema pueda actuar.
Para cada proceso definimos:
- Qué fuentes de producto y precios están vigentes
- Qué configuraciones son válidas
- Qué descuentos y márgenes puede aplicar el sistema
- Qué condiciones comerciales puede utilizar
- Qué excepciones requieren aprobación
- Quién puede aprobar cada tipo de excepción
Una preparación más rápida no implica perder control comercial.
¿Merece la pena rediseñar tu proceso de presupuestos?
Este caso es especialmente interesante cuando se cumplen varias de estas condiciones.
Volumen y preparación
- Llegan solicitudes de forma recurrente cada semana o cada mes
- Las propuestas se reconstruyen a partir de documentos anteriores
- La información de producto, precios y condiciones está repartida entre distintos sistemas o archivos
- La misma información se copia una y otra vez entre documentos
Velocidad y disciplina comercial
- El tiempo de respuesta influye en la decisión del cliente
- Las configuraciones se comprueban manualmente
- Los descuentos o márgenes dependen de quién prepare el presupuesto
- El equipo comercial dedica demasiado tiempo a preparar propuestas y demasiado poco a vender o decidir
Riesgo, aprobaciones y trazabilidad
- Un error de precio, configuración o condiciones puede tener consecuencias importantes
- Las aprobaciones se persiguen por correo electrónico o mensajería
- Las excepciones retrasan las propuestas de forma recurrente
- Resulta difícil demostrar qué se presupuestó, qué fuentes se utilizaron y quién lo aprobó
UN PROCESO QUE MERECE LA PENA TRANSFORMAR
Si se cumplen varias de estas condiciones, merece la pena analizarlo con más detalle.
No necesitas cientos de propuestas al día. La oportunidad existe cuando preparar presupuestos es un trabajo recurrente y mejorar el proceso reduciría de forma material el tiempo de respuesta, el esfuerzo comercial o el riesgo de errores, al tiempo que mejora el control sobre precios y condiciones.