Caso de uso · Conciliación financiera
Concilia lo que respalda la evidencia. Tu equipo financiero decide sobre las excepciones.
Extractos bancarios. Apuntes del libro mayor. Facturas. Justificantes. Movimientos entre sociedades.
Conciliar no consiste simplemente en encontrar importes iguales. Hay que determinar qué transacciones corresponden entre sí, qué evidencia respalda la coincidencia y qué reglas permiten aceptarla.
Renaix conecta cada movimiento con la evidencia financiera disponible y aplica las reglas de conciliación aprobadas. Las coincidencias suficientemente respaldadas se completan automáticamente. Cuando falta información, existe una contradicción o la diferencia queda fuera de tolerancia, el sistema crea una excepción y la entrega a Finanzas con el contexto necesario para resolverla.
El proceso manual
La coincidencia puede parecer obvia. El razonamiento que la respalda no lo es.
Una conciliación de cierre puede atravesar extractos bancarios, apuntes del libro mayor, facturas, justificantes y varias personas antes de que Finanzas pueda confiar en los saldos.
Lo que exige conciliar hoy un extracto
01Exportar y ordenar
- Exportar el extracto bancario y el libro mayor
- Abrir la hoja de cálculo de conciliación
- Ordenar movimientos por importe y fecha
- Identificar las coincidencias más evidentes
02Cotejar e investigar
- Resolver pagos parciales, agrupados o de uno a muchos
- Buscar las facturas y justificantes correspondientes
- Investigar diferencias de moneda, fechas y tolerancias
- Pedir a otras personas el contexto que falta
03Explicar y cerrar
- Determinar si una coincidencia puede aceptarse
- Registrar notas o explicaciones
- Obtener aprobación cuando existe una diferencia relevante
- Cerrar el periodo
Gran parte del razonamiento sigue viviendo en hojas de cálculo, correos y en la memoria de las personas que hicieron el trabajo.
Cuando alguien cuestiona posteriormente una coincidencia, parte de la investigación tiene que reconstruirse.
Más allá del cotejo
No basta con que dos cifras coincidan. La evidencia debe explicar por qué.
Una coincidencia solo es fiable cuando puede explicarse: qué movimientos corresponden entre sí, qué documentación los respalda y qué regla permitió aceptar la relación.
- La evidencia permanece conectada
- El movimiento bancario, el apunte del libro mayor, la factura, el contrato u otro documento relevante permanecen vinculados a la conciliación.
- Se admiten relaciones complejas
- El proceso puede representar relaciones uno a uno, agrupadas, parciales y de uno a muchos sin ocultar los movimientos subyacentes.
- Las reglas y tolerancias son explícitas
- Moneda, diferencias temporales, redondeos y tolerancias aprobadas se aplican de forma consistente.
- Las excepciones permanecen visibles
- Los documentos ausentes, las diferencias sin explicar y los registros contradictorios detienen el proceso en lugar de forzar una coincidencia.
- Las decisiones humanas quedan registradas
- Cuando una persona aprueba una excepción, la decisión y el motivo que la respalda pasan a formar parte del registro de conciliación.
Una conciliación solo está completa cuando se puede explicar, comprobar y repetir.
El proceso en producción
Las coincidencias respaldadas se completan. Las diferencias sin resolver se convierten en excepciones claras.
El sistema reúne la evidencia y aplica las reglas aprobadas antes de decidir si una conciliación puede avanzar.
Recibir
Recoger movimientos bancarios, extractos, apuntes del libro mayor y la documentación disponible.
Enriquecer
Conectar cada movimiento con facturas, justificantes, contratos, sociedades y otros registros que puedan explicarlo.
Proponer la coincidencia
Identificar relaciones uno a uno, agrupadas, parciales o de uno a muchos entre movimientos.
Validar
Comprobar la propuesta contra moneda, fechas, tolerancias y reglas de conciliación.
¿Respalda la evidencia completar la conciliación conforme a las reglas aprobadas?
Sí · Completar y registrar
- Aceptar la coincidencia respaldada
- Registrar la regla y la tolerancia aplicadas
- Mantener conectada la evidencia de origen
- Actualizar el estado de conciliación
- Preparar cualquier apunte posterior permitido
No · Enviar a revisión
- Detenerse antes de aceptar una coincidencia sin respaldo suficiente
- Mostrar exactamente qué diferencia o evidencia falta
- Reunir los movimientos y documentos pertinentes
- Enviar el caso a la persona adecuada
- Registrar la decisión resultante
El sistema no fuerza las cifras para que cuadren. Muestra a Finanzas qué puede respaldarse y qué sigue necesitando una decisión.
Control de conciliación
Las reglas se definen antes de que una coincidencia pueda aceptarse.
Para cada proceso definimos:
- Qué extractos, cuentas y libros mayores pueden utilizarse
- Qué sociedades y monedas están incluidas
- Qué relaciones de cotejo están permitidas
- Qué tolerancias pueden aceptarse
- Cómo se tratan pagos parciales y agrupados
- Qué coincidencias pueden completarse automáticamente
- Qué diferencias deben detenerse siempre para revisión
- Qué apuntes puede preparar o registrar el sistema
- Quién puede aprobar cada tipo de excepción
Una conciliación más rápida no implica menos control financiero.
Qué cambia
El cierre es más fácil de repetir, explicar y auditar.
Hoy
- El estado de conciliación está repartido entre hojas de cálculo
- Las coincidencias dependen parcialmente de conocimiento personal
- Las excepciones siguen mezcladas con los casos rutinarios
- Las preguntas posteriores obligan a reconstruir parte del trabajo
- La misma investigación se repite cada mes
Con Renaix
- El estado de conciliación es compartido y trazable
- Cada coincidencia aceptada conserva la evidencia que la respalda
- Las excepciones muestran exactamente por qué se detuvieron
- Las decisiones humanas forman parte del registro
- Las reglas pueden reutilizarse en el siguiente periodo
El valor no es solo conciliar más rápido. Es construir un cierre que la empresa pueda explicar.
Evalúa tu proceso
¿Merece la pena rediseñar tu proceso de conciliación?
La oportunidad resulta especialmente interesante cuando se cumplen varias de estas condiciones.
Volumen y complejidad
- Se concilian de forma recurrente cientos o miles de movimientos
- Los pagos parciales, agrupados o de uno a muchos son habituales
- Intervienen varias sociedades, cuentas o monedas
- Parte de la evidencia está fuera del libro mayor
- Las mismas investigaciones se repiten cada mes
Dependencia de personas clave
- El cierre depende en gran medida de una o dos personas
- La conciliación se realiza en hojas de cálculo fuera del sistema financiero
- El razonamiento importante reside en notas, correos o conocimiento personal
- A otra persona le costaría continuar el trabajo
- Las excepciones son difíciles de transferir
Control y auditabilidad
- Responder a preguntas de auditoría exige reconstruir información
- El cierre tarda más de lo deseable
- Resulta difícil explicar por qué se aceptó una determinada coincidencia
- Algunas diferencias se resuelven sin dejar un registro duradero
- Finanzas no tiene una visión fiable de las excepciones pendientes
UN PROCESO QUE MERECE LA PENA TRANSFORMAR
Si se cumplen varias de estas condiciones, merece la pena analizarlo con más detalle.
No necesitas un volumen enorme de transacciones. La oportunidad existe cuando la conciliación se repite periodo tras periodo y mejorar el proceso reduciría de forma material el trabajo manual, el tiempo de cierre o el riesgo operativo, al tiempo que mejora la trazabilidad.