Caso de uso · Procesamiento de documentos
Los documentos rutinarios avanzan automáticamente. Tu equipo se ocupa de las excepciones.
Facturas. Extractos. Confirmaciones. Formularios de pedido. Contratos. Solicitudes. Certificados. Archivos PDF que llegan por correo.
Renaix recibe, entiende y valida cada documento contra tus reglas y sistemas. Los casos que cumplen los criterios aprobados avanzan automáticamente. Si falta información, algo no cuadra o hace falta criterio, el sistema crea una excepción y la envía a la persona adecuada con toda la evidencia necesaria.
El proceso manual
Un documento. Demasiados pasos manuales.
- 01
Recibir
Llega un documento por correo electrónico, un portal, una carpeta compartida o cualquier otro sistema.
- 02
Entender
Alguien lo abre, identifica qué es y localiza la información relevante.
- 03
Comprobar
Contrasta la información con un cliente, proveedor, pedido, transacción o registro existente.
- 04
Registrar
Introduce el resultado en otro sistema, activa el siguiente paso y archiva el documento.
- Buscar más información
- Preguntar a alguien
- Esperar
- Volver a intentarlo
Cuando este ciclo se repite cientos o miles de veces al mes, se convierte en un coste operativo significativo y, a menudo, invisible.
El impacto
Lo que cuesta gestionar documentos manualmente.
documentos al mes
minutos de gestión por documento
horas de trabajo manual al año
Si el 80 % de los casos rutinarios puede avanzar automáticamente
1.280
horas devueltas al equipo cada año
Equivale a 64.000 € de capacidad anual recuperada, tomando como referencia un coste laboral total de 50 € por hora.
A ello se suman ciclos más rápidos, menos errores y repeticiones, y una información que pasa a estar disponible inmediatamente para el resto del negocio.
El valor no está en leer el documento. Está en eliminar el trabajo manual que viene después.
Más allá del OCR
Leer el documento es solo el primer paso.
Un sistema en producción debe entender qué ha llegado, conectarlo con el contexto del negocio y completar el trabajo posterior.
Recibir
Vigilar bandejas de entrada, portales, cargas, carpetas compartidas o sistemas conectados.
Entender
Determinar qué ha llegado y a qué proceso de negocio pertenece.
Extraer
Extraer los campos, tablas, entidades y la evidencia relevante.
Recuperar el contexto
Encontrar el proveedor, cliente, transacción, orden de compra, contrato o registro existente correspondiente.
Validar
Contrastar la información con las reglas de negocio y los sistemas de origen.
Decidir
Determinar si existe evidencia suficiente para continuar automáticamente.
Actuar
Crear o actualizar el registro correspondiente, activar el siguiente paso o completar la transacción.
Escalar
Si algo no está claro, crear una excepción con la evidencia y el contexto que necesita una persona para resolverla.
Registrar
Conservar la trazabilidad de la decisión, la evidencia de origen y la acción ejecutada.
Esa es la diferencia entre extraer información y completar el trabajo.
Antes y después
La atención humana se desplaza a las excepciones.
Hoy
Cada documento
Una persona lee, comprueba e introduce la información
Trabajo completado
Cada documento exige atención humana, necesite criterio o no.
Con Renaix
Cada documento
El sistema recibe, entiende, conecta y valida la información
¿Puede el caso continuar automáticamente?
Sí · Cumple las reglas aprobadas
La acción aprobada se ejecuta automáticamente.
No · Requiere revisión
La excepción llega a la persona adecuada con la información de origen y las comprobaciones ya realizadas.
Los casos rutinarios avanzan. Las personas intervienen cuando hace falta criterio.
Quién hace qué
El sistema gestiona el proceso. Las personas aportan el criterio.
El sistema se ocupa de
- Recepción y clasificación de documentos
- Extracción de información y recuperación de contexto
- Validación contra reglas aprobadas
- Ejecución de acciones aprobadas
- Registro de la evidencia y el resultado
Tu equipo se ocupa de
- Resolver excepciones
- Aplicar criterio de negocio
- Aprobar acciones sensibles
- Modificar políticas y reglas
- Intervenir o anular decisiones cuando sea necesario
Cuando el sistema no puede continuar
Se detiene, reúne la evidencia relevante y envía el caso a la persona adecuada. La decisión humana sigue siendo definitiva y queda registrada.
Automatiza lo fiable. Reserva el criterio para las personas.
Dónde se aplica
El mismo patrón, en muchos procesos documentales.
La misma arquitectura puede utilizarse siempre que un documento active trabajo operativo repetitivo.
Finanzas
- Facturas de proveedores
- Extractos bancarios
- Confirmaciones de pago
- Justificantes de gastos
- Informes financieros
Ventas y operaciones
- Formularios de pedido
- Órdenes de compra
- Solicitudes de clientes
- Documentos de entrega
- Confirmaciones de proveedores
Legal y cumplimiento
- Contratos
- Certificados
- Documentación de cumplimiento
- Solicitudes
- Formularios regulatorios
¿Merece la pena rediseñar tu proceso documental?
Este tipo de proceso resulta especialmente interesante cuando:
Volumen y trabajo manual
- Llegan cientos o miles de documentos de forma recurrente.
- Las personas transfieren información manualmente entre documentos y sistemas.
- Los mismos pasos de validación se repiten una y otra vez.
Coordinación y excepciones
- Varias personas intervienen sobre el mismo elemento.
- Las excepciones provocan una cantidad desproporcionada de investigación y coordinación.
Velocidad, riesgo y valor de los datos
- La velocidad de procesamiento importa.
- Los errores tienen consecuencias financieras u operativas.
- La información obtenida resulta útil más allá del proceso original.
UN PROCESO QUE MERECE LA PENA TRANSFORMAR
Si se cumplen varias de estas condiciones, merece la pena analizarlo con más detalle.
No necesitas un volumen enorme de documentos. La oportunidad existe cuando la gestión se repite cada semana o cada mes y mejorar el proceso reduciría de forma material el trabajo manual, el tiempo de ciclo o el riesgo operativo.