Caso de uso · Procesamiento de facturas y cuentas por pagar
De la bandeja de entrada a la contabilización. Tu equipo se ocupa de las excepciones.
Facturas de proveedores. Abonos. Órdenes de compra. Recepciones. Aprobaciones. Pagos.
Procesar una factura exige mucho más que leer un PDF. El proveedor, la orden de compra, la recepción, los importes, el tratamiento fiscal, los posibles duplicados y las aprobaciones necesarias deben cuadrar antes de contabilizarla.
Renaix conecta cada factura con tus sistemas y reglas de cuentas por pagar. Los casos rutinarios avanzan hasta la contabilización. Si falta información, algo no cuadra o hace falta una aprobación, la factura se detiene y llega a la persona adecuada con la discrepancia y la evidencia necesarias para resolverla.
El proceso manual
Una factura. Varias comprobaciones antes de poder contabilizarla.
Una factura que parece rutinaria puede obligar al equipo financiero a pasar por la bandeja de entrada, el registro del proveedor, la orden de compra, la recepción, la cadena de aprobación y el sistema contable antes de completar el trabajo.
Lo que exige procesar hoy una factura
01Identificar e introducir
- Abrir la factura
- Identificar al proveedor
- Introducir la cabecera y las líneas
02Cotejar y validar
- Encontrar la orden de compra
- Comprobar la recepción de los bienes o servicios
- Comparar cantidades, precios e importes
- Comprobar posibles duplicados e información ausente
03Aprobar y contabilizar
- Identificar quién debe aprobarla
- Solicitar y hacer seguimiento de la aprobación
- Contabilizar la factura aprobada
- Incorporarla al proceso de pago correspondiente
La factura se detiene.
Finanzas tiene que identificar qué falta, localizar la información o aprobación necesaria y reconstruir el contexto antes de que el proceso pueda continuar.
Más allá de la captura
Extraer los datos es solo el principio. El trabajo termina cuando la factura está validada, aprobada y lista para contabilizarse.
Una factura cuyos datos ya han sido extraídos todavía no está lista para entrar en contabilidad. Hay que relacionarla con la operación correspondiente, comprobarla contra las reglas de la empresa y asegurarse de que existe evidencia suficiente para respaldar la contabilización.
- El proveedor está verificado
- La factura está vinculada al proveedor correcto y se comprueba que no existan duplicados ni cambios inesperados en sus datos.
- La compra está respaldada
- La orden de compra, la recepción y la factura coinciden dentro de las tolerancias aprobadas.
- Los importes son válidos
- Precios, cantidades, totales, moneda, impuestos y condiciones de pago superan las comprobaciones necesarias.
- Las aprobaciones están completas
- La persona responsable ha aprobado todo aquello que requiere una decisión.
- La contabilización es trazable
- La factura, las comprobaciones, las excepciones, las aprobaciones y el asiento contable permanecen conectados.
Una factura solo está completa cuando está validada, aprobada, contabilizada y es trazable.
El proceso en producción
Las facturas rutinarias avanzan. Las excepciones llegan con la evidencia necesaria para resolverlas.
El sistema realiza las comprobaciones rutinarias antes de determinar si una factura puede continuar conforme a las reglas aprobadas de cuentas por pagar.
Recibir y extraer
Recoger la factura e identificar proveedor, fechas, referencias, líneas, impuestos, moneda y condiciones de pago.
Recuperar el contexto
Encontrar el proveedor, la orden de compra, la recepción, facturas anteriores y la ruta de aprobación correspondiente.
Cotejar y validar
Comprobar la factura contra la operación, los controles de duplicados y las reglas de cuentas por pagar de la empresa.
¿Existe evidencia suficiente para contabilizar la factura conforme a las reglas aprobadas?
Sí · Preparar y contabilizar
- Crear o preparar el asiento contable correspondiente
- Mantener conectadas la factura y su evidencia
- Incorporar la factura al proceso de pago adecuado
- Registrar qué comprobaciones realizó el sistema y por qué permitió continuar
No · Enviar a revisión
- Detenerse antes de contabilizar una factura sin respaldo suficiente
- Identificar exactamente qué no cuadra o qué evidencia falta
- Reunir la factura, la orden de compra, la recepción y el historial relevante
- Enviar el caso al revisor o aprobador adecuado
- Registrar la decisión resultante
Cuando la evidencia está incompleta, el sistema no adivina. Se detiene y muestra a Finanzas exactamente qué debe resolverse.
Control financiero
Las reglas se definen antes de que una factura pueda avanzar.
Para cada proceso definimos:
- Qué fuentes de facturas y datos de proveedores son válidas
- A qué sociedades y sistemas contables puede acceder
- Qué tolerancias de cotejo están permitidas
- Cómo se gestionan duplicados y cambios en los datos de proveedores
- Qué importes o categorías necesitan aprobación
- Qué puede contabilizarse automáticamente
- Qué debe detenerse siempre para revisión
- Cómo entra una factura en el proceso de pago sin saltarse sus controles
Más velocidad no implica menos control financiero.
Qué cambia
Finanzas dedica menos tiempo a tramitar facturas y más a controlar las cuentas por pagar.
Hoy
- Cada factura se abre e introduce manualmente
- El cotejo depende de que alguien encuentre los registros relacionados
- Hay que hacer seguimiento manual de las aprobaciones
- Las excepciones siguen mezcladas con el resto de la cola
- La evidencia necesaria para auditoría se reconstruye posteriormente
Con Renaix
- La factura y su contexto se reúnen automáticamente
- El cotejo rutinario sigue reglas previamente aprobadas
- Las aprobaciones llegan a la persona adecuada
- Las excepciones quedan separadas y explicadas
- Cada decisión de contabilización permanece vinculada a su evidencia
Menos trabajo manual
El movimiento repetitivo de información deja de consumir capacidad del equipo financiero.
Menor tiempo de procesamiento
Las facturas no esperan a que alguien realice comprobaciones que el sistema puede completar de forma fiable.
Excepciones con responsable claro
Cada caso muestra qué falta, por qué se ha detenido y quién debe decidir.
Mayor trazabilidad
La factura, las comprobaciones, las aprobaciones y la decisión de contabilización forman parte de un único registro.
Las personas mantienen el control financiero. El sistema se ocupa del procesamiento repetitivo.
Evalúa tu proceso
¿Merece la pena rediseñar tu proceso de facturas?
Este caso de uso resulta especialmente interesante cuando se cumplen varias de estas condiciones.
Volumen y trabajo manual
- Llegan facturas de forma recurrente cada semana o cada mes
- Las personas introducen manualmente los datos en el sistema contable
- El cotejo con órdenes de compra y recepciones es manual
- Varias personas intervienen antes de que una factura pueda contabilizarse
Aprobaciones y riesgo de pago
- Hay que hacer seguimiento de aprobaciones por correo electrónico o mensajería
- Las recepciones ausentes o las discrepancias provocan retrasos prolongados
- Se producen o existe riesgo de pagos duplicados o incorrectos
- Los cambios en los datos de proveedores requieren una verificación cuidadosa
- Las excepciones no tienen un responsable claro
Cierre y control
- El cierre mensual se retrasa por facturas pendientes de procesar
- Los extractos de proveedores se concilian manualmente
- Resulta difícil reconstruir por qué se aprobó o contabilizó una factura
- Varias sociedades, monedas o sistemas contables aumentan la complejidad
- Finanzas no tiene una visión fiable de dónde están bloqueadas las facturas
UN PROCESO QUE MERECE LA PENA TRANSFORMAR
Si se cumplen varias de estas condiciones, merece la pena analizarlo con más detalle.
No necesitas un volumen enorme de facturas. La oportunidad existe cuando el trabajo de cuentas por pagar se repite cada mes y mejorar el proceso reduciría de forma material el trabajo manual, el tiempo de procesamiento o el riesgo de errores y pagos incorrectos, al tiempo que mejora el control financiero.